Pomimo rosnącego rozpowszechnienia elektronicznego zarządzania dokumentami, komunikacji między przedsiębiorstwami za pośrednictwem poczty elektronicznej, korespondencja biznesowa nie straciła na aktualności. Ponad 80% listów biznesowych jest drukowanych na papierze i wysyłanych pocztą lub przez ekspedycję międzywydziałową. Jak poprawnie napisać list, aby osiągnął swój cel, a nie został wysłany przez adresata do kosza?
Instrukcje
Krok 1
Kiedy zaczynasz pisać list biznesowy, weź papier firmowy. Z reguły jego format jest określony w instrukcji pracy biurowej, drukowanej na papierze A4. Jeżeli druk będzie wykonywany na gotowym papierze firmowym, zadbaj o odpowiednie wcięcie na górze (aby pomieścić dane firmy). Pozostaw margines z lewej 30mm, z prawej i z dołu 20mm (mniejszy, ale nie mniej niż 15mm).
Krok 2
Wybierając formę, zdecyduj o umiejscowieniu detali (kątowe lub podłużne). Jeżeli Twój list jest związany z działalnością produkcyjną i finansową, niesie informacje, ofertę współpracy, jest adresowany do osoby prywatnej – lepiej zastosować układ kątowy detali (w lewym górnym rogu arkusza).
Dane adresata są wydrukowane w lewej górnej części listu. W przypadku osoby prawnej jest to nazwa organizacji (w przypadku mianownika), stanowisko osoby, do której adresowany jest list (w przypadku celownika). Na przykład JSC „PavlovskGranit”, szef działu sprzedaży Ivanov I. I.
Jeśli pismo zostanie wysłane do kierownika, nazwę przedsiębiorstwa można pominąć, ponieważ jest zawarty w tytule stanowiska (na przykład „Dyrektor JSC PavlovskGranit” Sidorov EE).
Krok 3
List gratulacyjny, zaproszenie będzie lepiej wyglądało na papierze firmowym z podłużnym układem detali. W nagłówku takiego listu minimalna liczba szczegółów to herb lub godło, nazwa przedsiębiorstwa, nazwa skrócona (tylko jeśli jest zapisana w statucie lub innym dokumencie regulującym), data i numer. Adres, numery telefonów, adres e-mail organizacji znajdują się w stopce. Wskazane jest umieszczenie treści takiego listu na jednej kartce.
Krok 4
Teraz zacznij pisać sam list. Nazwa dokumentu (Letter) nie musi być drukowana. Wybierz wybraną czcionkę, jeśli nie jest określona w instrukcji pracy biurowej. Najczęściej używaną czcionką jest Times New Roman, rozmiar 12-14.
Krok 5
Jeśli jest przeznaczony dla konkretnej osoby, skontaktuj się z nim bezpośrednio („Drogi Nikołaju Iwanowiczu!”) I tylko do „ciebie”. Jeśli nie, przejdź od razu do tekstu. Jeśli litera jest krótka, zmień odstępy między wierszami na 1, 5.
Treść powinna być jasna, jasno wyrażająca to, czego oczekujesz od adresata.
Krok 6
Na koniec wskaż pozycję szefa, który podpisał list, pełne imię i nazwisko (umieść inicjały przed nazwiskiem, na przykład V. I. Pietrow). Poniżej znajdują się Twoje współrzędne jako wykonawcy - nazwisko, imię, patronimik, numer telefonu.
