Telefonogram oznacza uogólnioną nazwę dokumentów przekazywanych ustnie przez telefon. Służy do przekazywania informacji o usłudze, z reguły w sytuacjach awaryjnych, gdy adresat musi zostać o czymś pilnie powiadomiony, wysłać wiadomość, wysłać zaproszenie.
Niezbędny
artykuły papiernicze, numery telefonów odbiorców, dziennik poczty wychodzącej, komunikacja telefoniczna
Instrukcje
Krok 1
Przygotuj tekst wiadomości telefonicznej. Krótko przedstaw istotę wiadomości, zalecana długość tekstu to nie więcej niż 50 słów. Jeśli wiadomość telefoniczna zawiera wskazanie zdarzenia, które powinno mieć miejsce w przyszłości: spotkanie, spotkanie, sporządzenie aktu itp., to upewnij się, że wskazałeś konkretne miejsce i czas wydarzenia.
Tekst powinien być sformułowany w taki sposób, aby wykluczyć możliwość podwójnej interpretacji.
Krok 2
Sporządź wiadomość telefoniczną na papierze zgodnie z zasadami sporządzania listu z głowy. W związku z tym dokument z tekstem musi mieć przypisane wymagania: unikalny numer i datę sporządzenia. Wiadomość telefoniczna podpisuje osoba, w imieniu której zostanie przekazana.
Krok 3
Określ odbiorcę wiadomości telefonicznej. Jeśli jest kilku odbiorców, sporządź listę odbiorców oprócz tekstu wiadomości. Lista taka jest sporządzona na osobnym arkuszu, zawiera nazwy organizacji, do których należy wysłać wiadomość telefoniczną oraz odpowiednie numery telefonów.
Krok 4
Zarejestruj wiadomość telefoniczną w dzienniku korespondencji wychodzącej. Jeśli wiadomość telefoniczna jest rzadkością w przepływie pracy, skorzystaj z dziennika ogólnego, aby się zarejestrować. Jeśli regularnie korzystasz z tej metody przesyłania informacji, załóż oddzielny dziennik dla wiadomości telefonicznych, aby nawigacja była wygodniejsza.
Krok 5
Zadzwoń do adresata i poproś o otrzymanie wiadomości telefonicznej. Znajdź i zapisz stanowisko, nazwisko, imię i nazwisko osoby odbierającej wiadomość telefoniczną.
Krok 6
Powiedz subskrybentowi:
- stanowisko, nazwisko, imię i nazwisko osoby, w imieniu której wysyłana jest wiadomość telefoniczna;
- stanowisko, nazwisko, imię, nazwisko i numer telefonu.
Podyktuj tekst wiadomości telefonicznej. Po przesłaniu tekstu poproś abonenta o ponowne przeczytanie wiadomości telefonicznej w celu sprawdzenia poprawności jej nagrania.
Krok 7
Dowiedz się od subskrybenta numer rejestracji przychodzącej wiadomości telefonicznej, zapisz go.
