Różnorodne foldery i klasyfikatory od dawna są częścią środowiska nie tylko biurowego, ale także domowego. Rzeczywiście, jest to bardzo wygodny sposób przechowywania i tematycznej dystrybucji dokumentów. Ale gdy folderów jest za dużo, pojawia się problem z ich rozmieszczeniem w przestrzeni roboczej.
Niezbędny
- - foldery;
- - tace na papier;
- - naklejki;
- - pudła;
- - długopis.
Instrukcje
Krok 1
Zapoznaj się z zawartością folderów. Powinna być zorganizowana według jakiejś ogólnej zasady, aby ułatwić odnalezienie konkretnego dokumentu. Na przykład uczniowie powinni wyznaczyć folder dla każdego przedmiotu. Osoba pracująca może dokonać podziału według dziedziny działalności, a także przeznaczyć dwa lub trzy foldery na szczególnie ważne lub pilne dokumenty. Po wybraniu systemu klasyfikacji ułóż wszystkie dokumenty zgodnie z systemem i naklej na teczki naklejki z zapisem tego, co jest w nich przechowywane.
Krok 2
Dowiedz się, jak najlepiej ułożyć foldery wynikowe. Jeśli są duże i stabilne, możesz je po prostu ułożyć tematycznie na półce. Cienkie i elastyczne foldery najlepiej przechowywać w pozycji poziomej. Jednak duże stosy są niewygodne w użyciu, więc układaj je naraz w tacach papieru. Zwróć przy tym uwagę na klasyfikację tematyczną, aby ułatwić wyszukiwanie informacji.
Krok 3
Jeśli potrzebujesz cienkich teczek, aby usiąść na półce, użyj przekładki. Może być w formie przegrody oddzielającej jedną część półki od drugiej lub w formie pionowej otwartej tacy na papiery. Dzięki temu, gdy usuniesz jeden folder z półki, reszta nie zacznie spadać i nie będzie bałaganu.
Krok 4
W przypadku bardzo dużej liczby folderów, np. organizowania przechowywania w archiwum firmowym, zastosuj system przechowywania w regałach. Dokumenty są więc przechowywane w państwowych depozytach. Jednocześnie foldery są przechowywane w specjalnych pudełkach instalowanych na stojakach. Cechą tych pudełek jest to, że nie otwierają się od góry, ale z boku, co pozwala uzyskać potrzebny folder. Bez wyjmowania całego ciężkiego pojemnika ze stojaka. Na tej samej bocznej okładce warto przykleić naklejkę z informacją o tym, jakie dokumenty znajdują się w sekcji przechowywania.
