Działalność każdej organizacji wiąże się z pracą z dokumentami. Niektóre z nich z czasem tracą na znaczeniu i nie są wykorzystywane w pracy. Aby pozbyć się zbędnych papierów, zazwyczaj są one niszczone. Niszczenie dokumentów musi odbywać się ściśle według zasad ustalonych w pracy biurowej.
Niezbędny
- - akt zniszczenia;
- - techniczne środki niszczenia dokumentów.
Instrukcje
Krok 1
Sprawdź procedurę niszczenia dokumentów. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i sporządzonych w formie elektronicznej. Zazwyczaj niszczone są dokumenty, które utraciły swoją wartość praktyczną i których okres przechowywania upłynął. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów kadrowych i księgowych.
Krok 2
Przeprowadź badanie wartości dokumentów. Skutkiem tego powinna być ustawa o przydziale i przygotowaniu do zniszczenia tych dokumentów, które nie podlegają już przechowywaniu. Okres przechowywania dokumentów zależy od aktualnej nomenklatury plików Twojej organizacji. W niektórych przypadkach warunki są określone zgodnie z prawem federalnym, dekretami rządowymi, departamentalnymi lub standardowymi listami dokumentów.
Krok 3
Sporządź akt niszczenia dokumentów, umieszczając nazwę jednostki strukturalnej przed każdą grupą nagłówków. Podobne sprawy należy wpisać do aktu pod jednym ogólnym nagłówkiem, wskazując łączną liczbę spraw. Akt musi być podpisany przez pracownika organizacji, który brał udział w badaniu wartości dokumentów. Następnie akt jest zatwierdzany przez kierownika.
Krok 4
Wybierz przypadki zniszczenia, korzystając z widoku strony. Dzięki temu nie przegapisz niezbędnego dokumentu, który przypadkowo dostał się do pliku. Jeśli jakieś materiały znajdowały się w miejscu przechowywania przez długi czas, można je selektywnie przewijać, aby określić trafność dokumentów.
Krok 5
Wybierz sposób niszczenia dokumentów zawartych w ustawie. Można je spalić lub użyć do tego celu niszczarki do papieru. Niekiedy materiały przeznaczone do zniszczenia są przekazywane do utylizacji wyspecjalizowanemu przedsiębiorstwu, które sporządza procedurę wraz ze świadectwem odbioru i odpowiednią fakturą. Ta ostatnia metoda stosowana jest najczęściej, gdy ilość dokumentacji jest znaczna. Aby zapewnić poufność, przekazywanie spraw i ich niszczenie odbywa się zwykle pod nadzorem pracownika organizacji.
