Przeterminowane dokumenty przechowywane w archiwum podlegają zniszczeniu, które odbywa się w kilku etapach. Najpierw wybierane są dokumenty, tworzona jest komisja, sporządzany jest akt i następuje bezpośrednie niszczenie na niszczarkach.
Niezbędny
- - akt zniszczenia;
- - akt zniszczenia;
- - niszczarka (niszczarka do papieru).
Instrukcje
Krok 1
Wszystkie dokumenty archiwalne podlegają corocznej rewizji w celu wyboru do zniszczenia. Umożliwia to terminowe zwolnienie miejsca na nowe dokumenty otrzymywane od przedsiębiorstw do przechowywania archiwalnego.
Krok 2
Wybierz dokumenty do zniszczenia. Większość dokumentów archiwalnych jest przechowywana od 75 lat. Selekcji dokumentów dokonują pracownicy archiwum.
Krok 3
Po dokonaniu wyboru dokumentów sporządź akt zniszczenia. Akt to kompletny spis dokumentów przeznaczonych do zniszczenia. Należy podać numer seryjny każdego dokumentu, opis. Przed każdym dokumentem należy podać numer artykułu lub dokumentu regulacyjnego, na podstawie którego dokonywany jest odpis. Kieruj się listą typowych dokumentów.
Krok 4
Należy pamiętać, że lista może nie zawierać nazw wszystkich dokumentów, które mają zostać skreślone, więc archiwista musi samodzielnie zdecydować, do którego artykułu lub standardowego przepisu należy dany dokument.
Krok 5
Akt zniszczenia musi być sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 4 „O podstawowych zasadach prowadzenia archiwów” za 2002 rok. Wypełniony dokument musi być podpisany przez wszystkich członków utworzonej komisji oraz upoważnionego przedstawiciela administracji archiwum.
Krok 6
Do wykonywanego aktu dołącz kolejny akt, w którym wskaż łączną liczbę dokumentów do zniszczenia oraz ich całkowitą wagę. Nie zapominaj, że pierwszy akt bez drugiego jest uważany za nieważny. A jeśli takie naruszenie zostanie wykryte podczas kontroli, na odpowiedzialnego przedstawiciela archiwum może zostać nałożona kara administracyjna.
Krok 7
Możesz powierzyć bezpośrednie niszczenie wyspecjalizowanej organizacji, która świadczy tego rodzaju usługi masowe i posiada przemysłowe niszczarki, lub możesz przeprowadzić niszczenie samodzielnie, jeśli Twoja organizacja posiada własną niszczarkę.
