Dokumenty księgowe i kasy fiskalne, protokoły i karty, księgi rachunkowe muszą być drukowane i przechowywane w formie papierowej. Jednocześnie muszą być zszyte, aby strony nie pomieszały się w dokumentach, nie zostały zgubione lub skonfiskowane. W tym celu są zszywane. Z ostrymi nitkami. Jeśli szyty jest dokument lub książka, nić jest dodatkowo plombowana naklejką i poświadczona pieczęcią.
Przygotowanie do zszywania i zszywania dokumentów
Przygotuj arkusze dokumentów lub książki do szycia. Przygotuj igłę i szorstką nić. Możesz potrzebować dziurkacza, kleju biurowego, naklejki (papier 4 x 6 cm) i nadruku. Następnie przygotuj dokumenty do złożenia. Prawidłowo ułóż arkusze, sprawdź, czy są złożone w odpowiedniej kolejności. Jeśli zszytych jest kilka arkuszy, wystarczy przebić igłą. Narysuj ściśle pionową linię w miejscu szwów, zaznacz 3 punkty symetrycznie pośrodku, między którymi są dokładnie 3 cm, i możesz obszyć. Jeśli dokument jest szczególnie ważny, możesz zrobić pięć otworów do oprawy w odstępach co 3 cm, które można wykonać dziurkaczem.
W przypadku dokumentów księgowych, które należy złożyć w grubych paczkach, możesz skorzystać z dwóch opcji. Przebij na części i przesuwaj się wzdłuż nici. Lub zrób przebicie grubym długim gwoździem i młotkiem. Ponumeruj strony od okładki do okładki przed zszyciem czegokolwiek w dzienniku. Następnie przebij otwory gwoździem i młotkiem. Lub przebij szydłem.
Jak i jak zszywać dokumenty
Możesz zszyć dokumenty na kilku arkuszach zwykłymi nićmi, ale lepiej wybrać nitki do szycia (twarda nitka). Wiązki dokumentów bankowych lepiej zszyć sznurkiem bankowym. Magazynki to szorstki nić, ponieważ magazynek jest zapinany sam, a nitka jest potrzebna, aby arkusze się nie podarły.
Księga przychodów i rozchodów musi być ponumerowana i zszyta. Na ostatniej stronie wskazane są dane księgi oraz umieszczane są podpisy i pieczęcie (jeśli są) przedsiębiorcy i przedstawiciela podatkowego.
Lepiej zszyć dokumenty dwukrotnie, aby zapewnić niezawodność. Prawidłowa wersja szycia ma miejsce wtedy, gdy nić zaczyna się od tyłu dokumentu, a reszta nici po szyciu jest tam wyświetlana. Ile centymetrów nici należy zostawić z tyłu? 5-7 centymetrów. Następnie wygodnie jest zawiązać nić węzłem. Końce nici powinny być w przybliżeniu równe do późniejszego klejenia.
Tworzenie zbindowanego dokumentu
Co zrobić z dokumentami księgowymi po zszyciu? Można wysłać do szafy lub archiwum. Praca z nimi na oprogramowaniu układowym została zakończona. Ale ważne dokumenty, na przykład protokoły, muszą być dalej przygotowywane. W tym celu przygotowywana jest cienka papierowa naklejka. Z góry drukowany jest na nim następujący tekst: „Zszyte, ponumerowane, podpisane i ostemplowane N kartkami”. N - liczba arkuszy wskazana słownie i cyframi. Dalej jest stanowisko szefa, nazwa organizacji, faktyczny podpis i pieczęć. Tekst oczywiście drukujemy wcześniej, a podpis i pieczęć składa się później.
Księga rachunkowo-dochodowa prowadzona w formie elektronicznej jest drukowana na koniec okresu sprawozdawczego, wydruki są oprawiane i poświadczane przez przedsiębiorcę i przedstawiciela organu podatkowego.
Naklejka jest umieszczona na odwrocie dokumentu tak, aby zakrywała węzeł nici i część nici. Końce nitek są wyciągane z naklejki i przyklejane klejem biurowym na całej powierzchni naklejki. Dopiero teraz można podpisać się głową i zapieczętować. Magazynki podlegają tej samej procedurze z naklejką.
