Przedsiębiorstwa różnej wielkości od czasu do czasu borykają się z sytuacjami kryzysowymi, których rozwiązanie wymaga dogłębnej analizy aktualnej sytuacji. W takich przypadkach analiza sytuacyjna jest bardzo skutecznym lekarstwem na ruinę. Staje się dobrym źródłem do późniejszego planowania działań mających na celu wyjście z kryzysu i opracowanie nowej strategii firmy.
Trudne sytuacje w działalności każdego przedsiębiorstwa są nieuniknione. Zmienność otoczenia rynkowego nie pozostawia nadziei na bezproblemowe istnienie firmy, nie mówiąc już o zapewnieniu miesięcznego zysku na niezmiennie wysokim poziomie.
Jednak pojawiające się problemy nie powinny być śmiertelne dla przedsiębiorstwa. Analiza sytuacyjna, jedno z najbardziej niezawodnych i sprawdzonych narzędzi, pozwala w dużej mierze uniknąć negatywnych zmian.
Analiza sytuacyjna to badanie perspektyw firmy (lub jej działów), identyfikujące mocne i słabe strony. Na tej podstawie niektórzy marketerzy uważają analizę SWOT za oddzielną lekką wersję analizy sytuacyjnej. Niemniej jednak te techniki są nieco inne, gdy porównuje się kolejność i cechy działań dla każdego z nich.
Procedura analizy sytuacji
Analiza sytuacyjna zaczyna się od wymagania szefa firmy wobec swoich marketerów, aby dokonali „cięcia” środowiska wewnętrznego i zewnętrznego organizacji, w wyniku czego kierownictwo musi zdać sobie sprawę z realnych stanowisk, jakie firma zajmuje dzisiaj.
Badania zwykle podporządkowane są 4 głównym obszarom działalności każdej firmy: produkcji, dostaw, badań i rozwoju, sprzedaży. Można jednak dokładnie przestudiować te sfery działalności, które zapewniają stabilne funkcjonowanie przedsiębiorstwa: informacje, finanse, HR i inne. W praktyce nadal ograniczają się one do obszarów krytycznie istotnych w tej sytuacji, ponieważ pełny zakres badań (szczególnie dla dużej firmy) może być bardzo kosztowny.
Analiza sytuacyjna podzielona jest na odrębne etapy, wśród których zwykle wyróżnia się:
1. Formułowanie sytuacji problemowej;
2. Sformułowanie jednolitej koncepcji badawczej.
3. Wybór przedmiotu badań.
4. Analiza bezpośrednia.
Często przy prowadzeniu badań wykorzystywane są odpowiednie klasyczne narzędzia badań marketingowych: kwestionariusze, kwestionariusze, ulotki, broszury reklamowe dystrybuowane wśród potencjalnych konsumentów produktów firmy.
Taka analiza, która kompleksowo obejmuje wszystkie działania firmy, ostatecznie zawiera obszerny raport, w którym można uwzględnić wszystkie mocne i słabe strony firmy, a także trudności i szanse, z którymi trzeba się zmierzyć.
Uzyskane w rezultacie wyniki pozwolą nie tylko pozbyć się złudzeń i domysłów na temat sytuacji i perspektyw działalności gospodarczej, ale także zracjonalizować cały dalszy przebieg procesu biznesowego, doskonaląc jego podstawowe mechanizmy. W wyniku takiej oceny kierownictwo organizacji może nakreślić nowe perspektywy strategiczne i/lub taktyczne w rozwoju i rozszerzaniu swojej działalności.
Cechy zastosowania analizy sytuacyjnej
Analiza sytuacyjna może być wykorzystywana nie tylko jako środek antykryzysowy. Wręcz przeciwnie, w praktyce międzynarodowej zwyczajowo przeprowadza się ją 1-2 razy w roku, niezależnie od aktualnego stanu rzeczy w przedsiębiorstwie. Nawet dla firmy odnoszącej sukcesy wyniki analizy sytuacyjnej mogą wskazywać nowe możliwości rozwoju lub zapobiegać pojawiającym się trudnościom.
Ponadto informacje uzyskane tą metodą można wykorzystać nie tylko do jak najlepszego zarządzania organizacją, ale także do monitorowania pracy poszczególnych jej działów.
