Formy ścisłej odpowiedzialności, zniszczone w trakcie pracy lub źle wydrukowane w drukarni, nie mogą być po prostu wyrzucone. Należy je starannie przekreślić po przekątnej i przechowywać w metalowym sejfie.
Instrukcje
Krok 1
Uszkodzone lub niekompletne formularze ścisłego zgłaszania należy przechowywać przez pięć lat. Po tym okresie zorganizuj inwentaryzację formularzy, która powinna potwierdzić faktyczną obecność uszkodzonych lub nieużywanych dokumentów, które z przyczyn obiektywnych nie są już potrzebne. Takimi przyczynami może być np. wskazanie na paragonach, polisach ubezpieczeniowych, drukach faktur za hotele i inne formy starego adresu prawnego organizacji. W trakcie inwentaryzacji należy ustalić dokładną ilość formularzy do spisania, ich numery, określić przyczynę uszkodzenia dokumentu. Oględzinom podlegają również kolce pozostałe po odrywanych drukach wydanych przez organizację w trakcie jej działalności.
Krok 2
Miesiąc po inwentaryzacji pobierz prowizję za zniszczenie ścisłych formularzy sprawozdawczych. Komisja musi sprawdzić wszystkie zużyte i uszkodzone formularze, ich ilość i na podstawie wykonanej pracy sporządzić akt spisania i zniszczenia.
Krok 3
Wzór ustawy o odpisie SSO jest opracowywany bezpośrednio w instytucji. Przypisz numer do aktu, wymień osobę odpowiedzialną materialnie, podaj nazwę organizacji. Rozpocznij tekst ustawy od wymienienia członków komisji, wskazując ich imiona i nazwiska, zajmowane stanowiska. Następnie sporządź tabelę, w której pierwszej kolumnie wskaż numer formularza, w drugiej - przyczynę zniszczenia, aw trzeciej - datę umorzenia. Wskazać cyframi i słownie liczbę formularzy do zniszczenia, zebrać podpisy wszystkich członków komisji, odszyfrować te podpisy, umieścić datę na końcu aktu.
Krok 4
Na podstawie podpisanej ustawy zniszcz formularze ścisłej odpowiedzialności. Zniszczenie oznacza fizyczne zniszczenie papierowego nośnika, na którym drukowany jest formularz, bez możliwości odzyskania. Przełóż spisane dokumenty przez niszczarkę lub je spal.
