Prowadzenie ewidencji księgowej to dość żmudne zadanie. Teczki z fakturami za niektóre rodzaje umów muszą być przechowywane w organizacji nawet do dziesięciu lat, więc należy je złożyć, aby w każdej chwili można było znaleźć potrzebny dokument.
Instrukcje
Krok 1
Prowadź dziennik faktur. Wpisz tam wszystkie numery dokumentów, które zamierzasz złożyć. Najlepiej zrobić to elektronicznie, w specjalnym programie lub w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym Excel. Wprowadź numer dokumentu (zwykle mieszany - numeryczny i numeryczny) oraz jego datę. Od czasu do czasu przenieś dane na dyski, aby w razie awarii komputera archiwum pozostało nienaruszone i bezpieczne.
Krok 2
Utwórz wiele ksiąg faktur, jeśli w firmie istnieje więcej niż jedna osoba prawna. Sporządzając dokument, od razu nadaj mu odpowiedni numer. Zastosuj konwencje. Na przykład, zaznacz faktury wystawione dla JSC „Zolotaya Antelope” jako 123-ZA, a dla JSC „Padishah” jako 123-P. Pamiętaj, aby podać numer umowy lub umowy, do której sporządzono tę fakturę.
Krok 3
Weź fakturę do złożenia. Przebij dwa otwory dziurkaczem. Wklej dokument do folderu. Używaj solidnych segregatorów, aby uniknąć marszczenia swoich papierów wartościowych. Nie upychaj ich zbyt ciasno.
Krok 4
Druga metoda przechowywania to foldery plików. Weź przezroczystą okładkę i włóż do niej fakturę. Umieść pilnik w segregatorze i zabezpiecz specjalnymi uchwytami.
Krok 5
Oznacz każdy folder. Zwróć uwagę, które faktury osób prawnych są tam przechowywane. Zapisz okres, za jaki dokumenty zostały zebrane.
Krok 6
Prosimy o przesyłanie faktur starszych niż trzy lata do magazynu. Składaj teczki w kartonowe pudła, które łatwo przepuszczają powietrze. Wskaż na ścianach liczbę segregatorów w środku i do jakiej osoby prawnej należą. W programie, w którym rejestrujesz dokumenty, zaznacz, które z nich trafiły do magazynu. W razie potrzeby zawsze będzie można podnieść archiwum i znaleźć potrzebne dokumenty.
