Termin fac simile - z łaciny oznacza „robić lubić”. Podpis faksymilowy to frazes w postaci pieczęci lub pieczęci, na którym odręczny podpis osoby, która zgodnie z przepisami przedsiębiorstwa lub organizacji podpisuje dokumenty, jest wycinany z maksymalnym stopniem wiarygodności w lustrze wizerunek.
Do czego służy podpis faksowy?
Mechaniczny odpowiednik odręcznego podpisu kierownika lub innego odpowiedzialnego urzędnika - podpis faksem - jest używany w pracy biurowej wielu przedsiębiorstw i organizacji. Może być wymagany pod nieobecność właściciela podpisu, jeśli konieczne jest sporządzenie pilnego dokumentu, a ponadto może z niego skorzystać sam właściciel, któremu przynoszą całe stosy papierów do podpisu. Niemniej jednak z wielu powodów powszechne stosowanie faksymile podpisów w stosunkach finansowych, gospodarczych, prawnych i podatkowych jest dość ryzykowne.
Często zdarzają się przypadki, w których faksymile kierownika wpadły w ręce pozbawionych skrupułów pracowników, dlatego w 2004 r. pismo Ministerstwa Podatków i Opłat nr 18-0-09/000042 „W sprawie korzystania z faksu podpis” jasno określił przypadki, w których jego użycie jest surowo zabronione… Zgodnie z tym pismem faksymilowy podpis nie jest składany i nie jest uważany za ważny na różnego rodzaju pełnomocnictwach, fakturach, płatnościach i innych dokumentach finansowych. Pismo określa również przypadki, w których użycie faksów zostanie uznane za dopuszczalne.
Jeżeli organizacja przewiduje korzystanie z faksów, konieczne jest wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za ich przechowywanie i ustalenie tej odpowiedzialności w jego opisie stanowiska.
Kiedy można użyć faksu podpisu
Faksymilowy odcisk podpisu może być używany w stosunkach cywilnoprawnych, w tym przypadku jego użycie reguluje art. 160 ust. 2 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej. Stanowi on, że warunkiem ważności takiego podpisu może być, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez prawo, zwykła zgoda stron. Oznacza to, że gdy przy zawieraniu transakcji planowane jest wykorzystanie faksów, strony muszą również zawrzeć w tym celu dodatkową umowę.
W umowie, która przewiduje stosowanie faksymile podpisów, konieczne jest określenie okresu jej ważności.
Umowa ta może dotyczyć tylko jednej konkretnej transakcji lub określać wszystkie kolejne transakcje, które organizacja planuje zawrzeć z tym kontrahentem. Pamiętaj, aby wymienić rodzaje dokumentów w tej umowie, do których mają zastosowanie jej normy. Oprócz umowy kierownik organizacji musi zapewnić, że ta pieczęć faksu jest ściśle rejestrowana i monitorowana. Swoim poleceniem wyznacza osoby, które mają prawo posługiwać się faksymilem, określa rodzaje dokumentacji, na których może on być używany oraz podaje listę środków i środków zapewniających jej bezpieczeństwo.
