Faks oznaczony pilnie - daj go szefowi szybciej, e-maile, które zapełniły skrzynkę mają zostać rozebrane, stos listów i kilka paczek przyniesionych przez listonosza musi być pilnie "rozrzuconych" po działach, a pracownik napisał wniosek o wakacje. Tutaj masz zarówno ogłoszenia, jak i ważne dokumenty księgowe. Praca sekretarki jest trudna! Warto stracić jedną „kartkę papieru”, bo okazuje się, że od tego zależy los organizacji i Twoja kariera. Aby zawsze móc znaleźć ten lub inny dokument, musisz umieć poprawnie zarejestrować korespondencję.
Niezbędny
- Rejestr korespondencji przychodzącej,
- dziennik poczty wychodzącej,
- zeszyty o objętości 96 kartek,
- formularze organizacyjne,
- lornetka składana.
Instrukcje
Krok 1
Wszelką korespondencję przychodzącą i wychodzącą należy rejestrować ponadto w dniu odbioru lub nadania. Korespondencja wszelkiego rodzaju podlega rejestracji: przesyłki pocztowe, e-maile, faksy, doręczane osobiście do rąk wiadomości. Ważne e-maile (przychodzące i wychodzące) powinny być drukowane i rejestrowane w taki sam sposób jak inne rodzaje korespondencji. Ponadto konieczne jest ewidencjonowanie korespondencji wewnętrznej: notatek, notatek serwisowych, wyjaśnień, oświadczeń, reklamacji.
Krok 2
W celu rejestracji korespondencji prowadź specjalne dzienniki rejestracyjne. W zależności od wolumenu korespondencji danego typu można tworzyć dzienniki ogólne korespondencji przychodzącej i wychodzącej lub dodatkowo rozbijać je według rodzaju. Na przykład utwórz dziennik, aby rejestrować przychodzące i wychodzące wiadomości e-mail. Niezależnie od ilości korespondencji wygodnie jest stworzyć osobny dziennik do rejestrowania faksów przychodzących i wychodzących.
Krok 3
Jeśli nie masz specjalnego dziennika rejestracji korespondencji, drukowanego w drukarni, weź zwykły zeszyt i rozłóż go. W dzienniku listów przychodzących podaj numer wiadomości, datę odbioru, a także rodzaj korespondencji, jeśli masz wspólny dziennik dla wszystkich rodzajów wiadomości, od elektronicznych po faksy. W osobnej rubryce krótko opisz treść listu. W kolejnej rubryce napisz uchwałę naczelnika i nazwisko osoby, której list został przekazany do egzekucji. W praktyce, jeśli sprawa jest kontrolowana przez konkretną osobę, wiele listów nie dociera do kierownika, ale jest natychmiast przekazywanych do wykonawcy, więc nie należy powiększać tej kolumny. Wskazane jest pozostawienie miejsca na podpis pod nazwiskiem wykonawcy lub obok niego, z zaznaczeniem, że dokument otrzymał. Jeśli szef poinstruował sekretarza, aby kontrolował „wykonywanie” dokumentu, to w osobnej kolumnie wpis o kontroli jest umieszczany czerwonym atramentem (litera „K” lub słowo „kontrola”). Po zakończeniu realizacji zlecenia związanego z tym dokumentem należy oznaczyć wykonanie, a także przekazanie pisma „do sprawy” (wskazać numer sprawy i datę jej powstania).
Krok 4
Rejestr korespondencji jest również potrzebny dla wszystkich wiadomości wychodzących. W księdze listów wychodzących jest mniej kolumn niż w księdze korespondencji przychodzącej. Podobnie jak w rejestrze pism przychodzących należy w rejestrze pism wychodzących wpisać kolumnę z numerem seryjnym pisma, kolumnę z datą, tylko wysyłki, z rodzajem wysyłanej korespondencji (jeśli to konieczne), z podsumowaniem wiadomości, nazwiskiem autora dokumentu (pisma), a także rubryką z numerem sprawy, w której złożono kopię wiadomości.
Krok 5
W sposób szczególny powinieneś zarejestrować korespondencję, którą wysyłasz pocztą. Rejestracja listów wysyłanych pocztą odbywa się na papierze firmowym organizacji. Lepiej wysłać jednorazowo nie więcej niż 7-10 listów. Odręcznie lub na komputerze, w formularzu wpisz datę wysłania, poniżej, dla każdego listu wysłanego pocztą, podaj numer seryjny rekordu, nazwę organizacji, jej lokalizację (możesz podać tylko miasto lub region). Zostaw trochę miejsca po prawej stronie. Tutaj, po otrzymaniu czeku na poczcie, należy wpisać z niego numery pocztowe (zwykle 6-8 cyfr). Pod nazwą organizacji dla każdej przesyłki napisz numery i daty dokumentów do wysłania lub inne szczegóły, które pozwolą na ich identyfikację. W urzędzie pocztowym lista ta jest poświadczona stemplem pocztowym. Możesz go umieścić w osobnym folderze lub w folderze, w którym przechowywane są wiadomości wychodzące.
Krok 6
Do ewidencji każdego rodzaju korespondencji wewnętrznej wymagany jest oddzielny dziennik. W każdym dzienniku należy wskazać numer dokumentu, jego datę, nazwisko autora, streszczenie, uchwałę kierownika, nazwisko wykonawcy, znak kontroli, a także numer sprawy.
