Spotkania biznesowe nie zawsze są uważane przez partnerów biznesowych za obowiązkowe, ponieważ jest wiele rzeczy do zrobienia. Aby zapewnić obecność wszystkich właściwych osób, list ze spotkania musi być skomponowany w przekonujący sposób. W ten sposób możesz wpływać na zachowanie i plany innych osób.
Instrukcje
Krok 1
Powiadom odbiorcę listu, że przeczytałeś jego prośbę. Ta technika jest odpowiednia do zastosowania, jeśli adresat czeka na jakąś reakcję i wygodniej jest rozwiązać jego pytanie na osobistym spotkaniu. Skorzystaj z okazji, zadzwoń do osoby i poinformuj ją, że wysłała pismo z wyjaśnieniami. W takim przypadku masz pewność, że wiadomość zostanie dokładnie przeczytana.
Krok 2
Wyraź zrozumienie problemów do rozwiązania. Opisz w kilku zdaniach, że podzielasz swoją opinię na temat trafności i aktualności postawionych pytań.
Krok 3
Wymień korzyści z obecności na nadchodzącym spotkaniu. Znajdź co najmniej pięć powodów, dla których dana osoba chciałaby zarezerwować czas na wydarzenie. Powody te powinny być formułowane z punktu widzenia drugiej strony. Na przykład przyjedzie specjalista, który konkretnie doradzi we wszystkich kwestiach, ale nie będzie innej okazji na spotkanie z nim w najbliższym czasie. Ułóż powody w porządku malejącym według ważności.
Krok 4
Opowiedz nam o dodatkowych argumentach przemawiających za tą propozycją. Teraz możesz wskazać przyczyny, które nie są tak ważne dla adresata, ale wpłyną na jego zachowanie. Na przykład na spotkanie zapraszany jest dyrektor działu, który z pewnością zwróci uwagę, jeśli ktoś jest nieobecny. Aby nie zepsuć swojej reputacji, lepiej nie przegapić wydarzenia.
Krok 5
Wskaż prostą i łatwo dostępną metodę informacji zwrotnej. Adresat może mieć pytania, sugestie lub wyjaśnienia. Daj mu możliwość natychmiastowego nawiązania kontaktu z osobą odpowiedzialną, a nie wyszukiwania informacji kontaktowych.
