Często zdarzają się przypadki, gdy na wniosek organizacji zewnętrznych, obecnych lub byłych pracowników przedsiębiorstwa i innych obywateli konieczne jest sporządzenie wyciągu z głównego dokumentu przeznaczonego do użytku wewnętrznego i zawierającego informacje o charakterze poufnym. Istnieją specjalne wymagania dotyczące przygotowania takich dokumentów.
Instrukcje
Krok 1
Weź oryginał oryginalnego dokumentu i wybierz fragmenty do skopiowania i przeniesienia do wyciągu. Dokładne cytowanie jest głównym warunkiem sporządzenia wyciągu. Nie ma określonej formy dla takich dokumentów, tutaj obowiązują ogólne zasady pracy biurowej, które regulują wykonywanie dokumentacji biznesowej. Dużo ważniejsza jest treść wyciągu, który powinien składać się z bloków informacji obowiązkowych.
Krok 2
Na początek umieść nazwę dokumentu w górnej środkowej części arkusza „krótko temat, istota dokumentu. Następnie zaznacz i skopiuj część głównego dokumentu, która zawiera początkowe dane (nazwa firmy, data i miejsce wydarzenia, liczba uczestników itp.) Wypisy uzupełnić poprzez umieszczenie fragmentu tekstu odnoszącego się do bezpośrednio zadanego pytania (punkt z porządku obrad spotkania itp.), wskazując jego numer seryjny zgodnie z z zapisem w oryginale dokumentu.
Krok 3
Teraz znajdź i skopiuj fragment tekstu opisujący przebieg dyskusji na ten temat (jeśli istnieje) oraz podjętą w tej sprawie decyzję. Cytat należy umieścić w oświadczeniu, pamiętając o umieszczeniu tam numeracji z dokumentu głównego. W tym miejscu należy umieścić nazwiska, inicjały i stanowiska osób odpowiedzialnych, które podpisały oryginał.
Krok 4
Sprawdź gotowy wyciąg od osób upoważnionych do wykonywania takich czynności. Najczęściej jest to sekretarz organizacji lub oficer personalny. Tutaj wyciąg zostanie porównany z oryginalnym dokumentem pod kątem dokładnego dopasowania. Podsumowując, oświadczenie musi zawierać słowo „Prawda”, podpis (z dekodowaniem w nawiasach) osoby odpowiedzialnej musi być pisemny, należy wskazać jego stanowisko, datę i godzinę poświadczenia dokumentu.
